Business Intelligence desde Concar SQL con Transact SQL y PowerPivot de Excel

Para lograr con éxito desarrollar una herramienta de Business Intelligence debemos tener algunas consideraciones antes de iniciar este tipo de proyectos. A continuación voy a lanzar algunas ideas sueltas que ayuden a comprender de manera práctica y de modo muy general el objetivo de esta entrada.

Consideraciones:

Para poder elaborar un cuadro de mando es necesario previamente crear un datawarehouse.

Un datawarehouse es aquella base de datos que recopila registros de una o más fuentes, es decir de otros softwares (Los llamados software de usuarios o transaccionales), en esta base de datos se integran, depuran y sintetizan los registros con el objetivo de servir de plataforma para reportes de gerencia o de directorio, es decir para el personal que toma decisiones.

La idea es:

Convertir los datos en información y que la información se convierta en conocimiento a fin de la adecuada toma de decisiones.

Un cuadro de mando es aquella herramienta de gestión empresarial que presenta información de indicadores, de tal forma que el personal de dirección pueda monitorear el desempeño de la empresa que dirige.

Similar a lo que, análogamente seria el tablero de mando de un automóvil, en donde existen indicadores de velocidad, nivel de combustible, sensores de funcionamiento, etc.

Por ejemplo, para el ámbito empresarial el tablero de mando podría estar compuesto de:

• Indicadores de Gestión Comercial (Ventas y Comercialización)

• Indicadores de Gestión Financiera (Ratios Financieros y Económicos)

• Indicadores de Producción (Almacenamiento y Producción)

• Indicadores de Recursos Humanos (Comportamiento y Productividad del personal)

Esta herramienta es útil para poder manejar la empresa y llevarla al cumplimiento de sus objetivos, de tal forma que haga realidad el planeamiento estratégico.

En la práctica la tarea puede ser compleja, algunas empresas no cuentan con ERP, por ello, tienen distintos softwares y estos no comulgan entre sí, es decir, tienen diferente arquitectura de base de datos.

Un cuadro de mando es eficiente si presenta información confiable y oportuna, por ello se requiere que presente información en línea, sin embargo la actualización del datawarehouse puede consumir rendimiento de los softwares de usuario, una alternativa consiste en crear una tarea programada durante un horario fuera de la jornada de laborales.

Con respecto a la confiabilidad de la información, esto es independiente a la creación del cuadro de mando, es decir no podemos esperar a la mejora de los procesos de control para recién crear una herramienta de business intelligence, estos procesos son paralelos e independientes, la mejora de la calidad de la información es una tarea más compleja y depende del establecimiento de controles en la entrada de datos de los usuarios, así como de la interrelación de las áreas en una empresa.

Cada persona y cada área es responsable de monitorear y prevenir que los datos que adquieran constituyan materia prima de la mayor calidad posible.

Conciliación Bancaria en Concar Dbase con VBA + SQL y Microsoft Excel

Con respecto a la Conciliación Bancaria…no sé como les va o como les fue a ustedes pero en lo particular, a mí en la universidad me enseñaron poco de este tema, aunque lo tratamos no resultó eficaz ya que la práctica es muy importante para ello. Similar situación con el análisis de cuentas.

Por otro lado, para el postulante contable y el asistente contable, es importante conocer sobre conciliaciones bancarias.

Es muy útil para la empresa controlar las operaciones de efectivo. En toda empresa el movimiento de caja es importante, a través de las operaciones de efectivo se producen la mayoría de gastos, las compras de activos, el pago de deudas, el cobro de cuentas por cobrar, el pago de entregas a rendir, el pago de impuestos, etc. etc. etc.

Es decir, la caja centraliza el movimiento de otras cuentas, por lo que controlar esta área hace importante la operatividad de la empresa, además robustece el control contable, el análisis de cuentas y la eficiencia y la eficacia en la emisión de estados financieros y otros tipos de reportes.

También nos brinda datos para la planeación en la necesidad de efectivo, previendo la oportunidad de solicitar financiamiento, entre otros usos.

Ante esta situación vale la pena preguntarse:

¿Y que hacen las empresas para controlar la Tesorería?

¿Es eficiente la forma como controlan el efectivo?

¿El sistema que poseen les resulta beneficioso para efectuar la conciliación bancaria?

¿Deben las empresas ejecutar la conciliación bancaria a diario?, etc. etc. etc.

Nuevamente, en lo particular, he observado que la mayoría de empresas terminan ejecutando la conciliación bancaria al final del mes, no usan el sistema que poseen, utilizan Excel y/o el libro mayor impreso y realizan la verificación contra el estado de cuenta bancario mediante observación, es decir de manera manual.

En muchos de los casos, los softwares no son utilizados ya que la interfaz que brindan no es la adecuada.

Recuerdo que el implementador de SAP Business One hasta el 2010 no lograba con éxito implementar la interfaz de conciliación bancaria, al menos en la empresa en donde laboraba. Concar Dbase no es la excepción, en mi opinión tampoco logra su adecuación.

Ejemplo: Registro de Ventas (PLE) desde CONCAR hacia Excel (TXT de migración)

Llevo un poco más de 20 años en la profesión contable y algo de 13 años programando en VBA de Excel. Ahora percibo a la SUNAT más cerca que nunca.

Como PRICO en Febrero, tenemos:

• Declaración Jurada Mensual con Registro de Ventas y Compras Electrónicos (Por los impuestos vencidos en Enero, aunque han aplazado para Mayo la presentación, igual ya lo hice y ya los presente.)

• DAOT

• Declaración Jurada Anual de Renta (Tengo el sano habito de presentar en Febrero, un mes antes)

• Cálculo de la repartición de utilidades

• ITF

• El día a día, los reportes a la casa matriz, la encuesta del BCR, sólo falta el MTPE y el INEI.

En fin, no es una queja, es una realidad!

Sin embargo, la SUNAT ha cursado aproximadamente a 1,500 PRICOS una carta en donde se solicita: Flujogramas, Memorias, Informes de Auditoria, Cuestionarios de Auditoria, los ahora los famosos Libros Electrónicos por el ejercicio 2011. etc. Todo ello en 30 días hábiles!!!

La presente entrada tiene como propósito (nuevamente), destacar lo importante que resulta para la profesión contable saber sobre manejo de Base de datos, Programación y Excel avanzado.

Ah! Olvidaba! Luego de 4 llamadas postergadas, la empresa Real System me ofreció actualizar el CONCAR para el 20/Febrero…mi declaración vencía el 19!

No sé en que acabo el tema, ya que tuve obtener el requerimiento de SUNAT por mi cuenta. En SUNAT nos comentaron que los fabricantes de software contable no les queda otra alternativa: Tienen que adaptarse a sus requerimientos si desean continuar operando en el mercado.

El presente caso es muy particular a la empresa en donde laboro, tal vez usted intente recrearlo y no consiga éxito, tal vez usted no tenga la configuración correcta en su sistema contable, tal vez su Registro de Ventas acumule por rangos los comprobantes (por lo que habría que variar “un poco” el código de programación que se expone), etc.

Ahí vamos…

Desde Excel abra un libro en blanco y guárdelo con el nombre de: PROGRAMA DE LIBROS ELECTRONICOS - PLE (Aplicación), por ejemplo.

Presione ALT + F11 para ejecutar el Editor de Visual Basic para Aplicaciones

Desde el editor de VB, inserte un formulario

Inventario de Softwares para Indecopi

Hace un par de semanas llego a la oficina una notificación de INDECOPI otorgando un plazo de 10 dias hábiles para presentar un inventario de Software de la empresa.

El inventario debia de efectuarse por cada computadora y luego resumirse en una hoja de cálculo.

Ustedes diran...bueno se lo encargo al departamento de Sistemas o se lo encargo a un externo.

Resulta que en algunas empresas no existe departamento de sistemas local, es decir la empresa pertenece a una Corporación la cual tiene un departamento IT en el extranjero: Los famosos HelpDesk.

Entonces, el tema no resultaba tan sencillo como parece, al menos NO para mi. La fecha se acercaba.

Hasta que recorde que Windows lista los programas instalados desde Panel de Control / Agregar o Quitar Programas.

Excelente! Seguro desde el Editor de Visual Basic para Aplicaciones de MS Excel se puede replicar la programacion y volcar los datos hacia una hoja de cálculo.

Gráficos avanzados en MS Excel

Hace poco una universidad local me solicito preparar algunos temas, entre ellos tratar sobre gráficos avanzados en MS Excel, aqui les dejo una parte de ellos:

Microsoft Office Chart 11.0

Ms Excel posee varias ventajas competitivas frente a los demás programas de escritorio. Una de ellas son sus gráficos.

Muy pocos conocen la librería OWC11.dll, si bien es cierto este objeto no es propio de Ms Excel, Microsoft Office Chart 11.0 y sus versiones anteriores viene incluido dentro del potente Editor de Visual Basic para Ms Excel.

La siguiente imagen muestra el control incrustado dentro de un formulario flotante de Ms Excel.

También se puede incrustar dentro de la hoja de cálculo, como cualquier otro gráfico. El impacto visual es notorio frente a otros tipos de gráficos. Los colores y su presentación en 3D marcan la diferencia. Además cuenta con una barra de herramientas que permiten cambiar las vistas interactivamente con el movimiento del mouse.

CURSO CAPACITACION EN CONCAR SUPER AVANZADO

Aunque la idea de este blog no es lucrar con el conocimiento

He recibido algunas solicitudes al respecto y por ello, aqui les dejo mi oferta para realizar capacitaciones personales:

CAPACITACION IN HOUSE

Relacione Concar con Access, Excel, Macros, Visual Basic para Aplicaciones, ADO y SQL

   
1 MANEJO DE BASE DE DATOS CON DBU.exe
 1.1 Ejecución del programa
 1.2 Propiedades de tablas
 1.3 Abrir tablas
 1.4 Editar tablas
 1.5 Purgar registros
 1.6 Localizar registros

2 MANEJO DE BASE DE DATOS CON MS QUERY DE EXCEL
 2.1 Abrir tablas de Access
 2.2 Abrir tablas de Concar
 2.3 Relacionar tablas de Concar
 2.4 Obtener datos de Concar y volcarlos en Excel mediante MS Query
 2.5 Crear una tabla dinámica usando datos externos del Concar

3 MANEJO DE BASE DE DATOS CON ACCESS
 3.1 Importar una tabla de Concar
 3.2 Vincular una tabla de Concar
 3.3 Crear una consulta con el asistente
 3.4 Crear una consulta en modo diseño
 3.4 Editar una consulta en modo SQL

4 VISUAL BASIC PARA APLICACIONES DE EXCEL
 4.1 Entorno de VBA
 4.2 Grabación de un macro
 4.3 Ejecución de una macro
 4.4 El libro de macros personal 

5 MANEJO DE BASE DE DATOS CON ADO Y SQL
 5.1 Crear una conexión con Concar
 5.2 Crear un recordset con Concar
 5.3 Principales sentencias y comandos SQL
 5.4 Obtener datos de Concar y volcarlos en Excel mediante ADO y SQL

6 CASO PRACTICO
 6.1 Desarrollo de un programa a favor de su empresa usando lo aprendido: Plantilla de Migración con Macros, ADO y SQL 

El costo es de S/. 200.00 (Sin incluir Impuestos) por participante y ocupa 6 horas en total
  
Sólo se requiere conocimiento básico de Excel y/o Access porque el método es guiado paso a paso y 100% práctico

Se recomendara bibliografía aplicada

Al final de la capacitación el participante habrá obtenido de modo práctico conocimientos básicos para manejar base de datos, crear macros y convertirse en usuario avanzado CONCAR

Les dejo algunas imagenes del contenido de la capacitación:

Saludos Cordiales,

CPC Abraham Ramírez V.


   

Automatización de Detracciones...(En construcción)

Algunas veces nos complicamos con las detracciones.

Por ejemplo:

Errores de cálculo

[Se toman porcentajes que no corresponden]

[Se toma el tipo de cambio que no corresponde]

Errores de declaración

[Se toma un proveedor o cliente que no corresponde]

Errores de control

[Se duplica la detracción]
[No se cumple con pagar la detracción]
[Se cumple con pagar la detracción de manera extemporánea]
[No se contabiliza la detracción]
[Se contabiliza mal la detracción]
[Se duplica la contabilización de la detracción]
[Mayor costo...la detracción individual cuesta S/. 3.50 la detracción masiva cuesta S/. 10.50 por ilimitado numero de detracciones]
[Complicaciones al momento de fectuar la conciliación bancaria]

etc, etc

Como resultado tenemos multas con SUNAT, escritos a SUNAT para solicitar reimputaciones, escritos a clientes o proveedores para solicitar devoluciones, las cuentas por pagar a proveedores descontroladas, mayor esfuerzo en el análisis de cuentas, etc, etc

Ya suficiente tenemos para un problema / tarea adicional no?

A continuación y a modo de ejemplo, tratare de orientar una solución utilizando VBA de Excel enlazando CONCAR.

Como ya es mi costumbre recuerdo que también es aplicable a SAP Bussines One, SISCONT, etc

Base para importar de Excel a Concar

Muchas personas tienen dudas respecto de como migrar datos desde Excel hacia el Concar.

Para lograr con éxito esta tarea, debe de tener en cuenta la breve explicación que se detalla a continuación:

Modo 1: MANUALMENTE

En la carpeta donde se encuentra la base de datos y/o los ejecutables del CONCAR se encuentra un programa llamado DBU.exe

Este programa abre tablas DBF y contiene opciones para mostrar la estructura, los asientos registrados, los asiento eliminados, etc. Las opciones se listan presionando las teclas F1 hasta F8

Por ejemplo, presionando F3 se accede a las propiedades de la tabla, es decir, podemos obtener el nombre de los campos así como el tipo de datos o formato, los caracteres máximos de longitud que pueden contener cada campo, el ancho de cada campo, etc.

IMPORTANTE:
DBU.exe abre las tablas dbf que se encuentran en la misma carpeta. Si usted copia DBU.exe al escritorio y ahi no existe ninguna tabla dbf, entonces el programa no funciona correctamente.

CONCAR acepta la migración o carga de archivos dbf cuyo nombre sean los siguientes: para la cabecera CC00XXYY.dbf y para el detalle CD00XXYY.dbf

Registro masivo de Tareas en Outlook desde Excel mediante VBA

El siguiente ejemplo demuestra lo útil del editor de Visual Basic de MsExcel combinado con el calendario de MSOutlook para administrar tareas y evitar problemas relacionados al cumplimiento de plazos.

Sirve para todo tipo de usuario que utilice Outlook, secretarias, contables, administrativos, logisticos, jefes, gerentes, etc...

Muchas veces se nos complica el cumplimiento de plazos: Vencimiento de impuestos, contratos de trabajos, cartas fianzas, cobro de cheques, etc, etc

El calendario de Outlook nos avisa del vencimiento, sin embargo si los registros son muchos Excel nos puede ayudar...siga estos pasos:

Cree un plantilla igual a la siguiente imagen:

Para crear el botón guiese del ejemplo anterior (El del libro Mayor) y presione el botón derecho del mouse para seleccionar Ver Código (View Code)

El botón debe de tener como propiedad name = cmd_Outlook

Ejemplo: Libro Mayor en Excel desde el CONCAR mediante SQL y Macros

Antes de exponer los aplicativos mencionados en la parte introductoria, la idea es que el usuario contable o aquellos que deseen iniciarse en programación de software contables mediante VBA de Excel, observen de modo práctico lo potente y útil que puede resultar obtener conocimientos sobre manejo de base de datos y aplicarlo a su trabajo diario.

Es conocido que en el actual mercado laboral uno de los softwares contables más utilizados es el CONCAR de la empresa Real System. Por ello, este primer ejemplo estará relacionado a este software.

Más adelante en este mismo blog publicare conexiones al SAP, Siscont, Starsoft, etc. Todo en ello fines didácticos y en base a la experiencia acumulada en las diferentes empresas en donde he laborado. Obviamente estas empresas cuentan con las licencias originales correspondientes y el código de programación expuesto en este blog es creación particular de quien suscribe.

Para quienes tienen experiencia utilizando CONCAR saben que los reportes que genera en formato Excel contiene los datos columnados pero muchas veces con espacios adicionales, por ejemplo: Si el número de la cuenta de caja chica chica es "10201" el reporte en excel muestra "10201         ".

Para quienes desean analizar cuentas, efectuar consistencias antes de declaraciones de impuestos o revisar los reportes antes de presentarlos, tratar de cruzar los datos usando fórmulas de búsqueda, tablas dinámicas, etc;  y llegar al formato correcto, puede significar un tiempo adicional.

Además para generar el libro Mayor de 2 ó más empresas y/o para generar reportes de 2 ó más periodos es necesario abrir 2 ó más instancias (Ventanas) del CONCAR.

Por otro lado, el CONCAR muestra el plan de cuentas sin los saldos, es decir cuentas con movimientos y sin movimientos, resulta más útil para el usuario mostrar sólo las cuentas que tienen registros y luego proceder a generar el libro Mayor.

También es conocido si Ud. cuenta con la versión DBase del CONCAR primero tiene que Consolidar, tal vez primero haya tenido que Reindexar, etc.

Pues con cuatro Controles Active X y una conexión SQL puede obtener los movimientos de cuenta bien columnados sin la necesidad de formatear, reindexar, consolidar, abrir varias instancias del CONCAR y todo ello ¡En segundos!

Introducción: Mejora de procesos contables con VBA Excel y SQL

¿Porque no se reportan los EEFF a tiempo?

Existen 2 formas de solucionar esto:

1.       El personal contable administrativo deja de lado todo! Absolutamente todo el horario y la actividad personal que no se relacione con el trabajo en la empresa, deja de lado aspectos importantes en la vida, como por ejemplo: La familia. Muchas de las veces no se pagan las horas extras, o al menos no se reconocen el 100% de las horas extras, en caso extremos el tiempo libre queda a disposición de la empresa ante cualquier llamada de urgencia.

Esta situación no es beneficiosa ni para el trabajador contable y administrativo, ni para el jefe, ni para el gerente, ni para el directivo que no entiende en detalle el motivo por el cual no se cumplen los plazos y el costo implícito en ello.

Algunas empresas presentan sus EEFF entre los primeros días del mes siguiente de culminado el cierre contable, la mayoría de las empresas lo requieren en la quincena, pero son pocas las que logran este objetivo sin que les demande mucho esfuerzo, el resto de empresas presentan sus EEFF de manera extemporánea a tal punto de convertirse en información irrelevante.

En las Universidades se recalca lo importante de entregar a tiempo los EEFF pero no se dice ¿Cómo?, los Directivos / Ejecutivos personalizan la situación hacia el personal contable y administrativo, ejecutan reemplazos...pero la situación, al parecer: Persiste de manera indefinida!

2.       Se efectúan cambios en las políticas de registros contables, como por ejemplo: A partir de hoy solo se emiten cheques y transferencias bancarias siempre y cuando se encuentren previamente registradas las provisiones de gastos / compras y su correspondiente cuentas por pagar! Y en paralelo, se mejoran los procesos de registros contables: Se cambia de registro manual e individual a migración masiva y automática y / o semiautomática.

En las empresas de gran o mediana envergadura, existen departamentos de sistemas o similares, pero están a disposición de los sistemas comerciales: Facturación, Caja, Inventarios.

Generalmente, estos softwares comerciales, no tienen el mismo lenguaje de programación que los softwares contables o en el mejor de los casos no tienen la misma arquitectura de base de datos. Inclusive para los actuales softwares ERP las empresas implementadoras contratan personal contable y personal de sistemas a fin de que juntos logren con el éxito las mejoras en los procesos de registros. Sin embargo, quedan pendientes otros procesos íntimamente relacionados al proceso contable como por ejemplo:

·         El pago a través de transferencias bancarias a favor de proveedores: el personal contable ejecuta doble trabajo: Registra las facturas por pagar en el software contable y nuevamente vuelve a registrar las facturas en la página web del banco. Con los pagos sucede lo mismo: Se ejecutan a través de la página web del banco y se registra manualmente en el software contable.

·         Lo mismo sucede con el pago de planilla de haberes a favor del personal y con la planilla de CTS.

·         Para el caso de las rendiciones de caja chica, entregas a rendir y reembolso de gastos se presentan liquidaciones manuales en hojas de cálculo y luego se digitan manualmente en el software contable la provisión de gastos y la cancelación de las cuentas por pagar documento por documento.

·         Las detracciones se realizan de manera individual en vez de utilizar el pago masivo a través la página web de SUNAT, luego el registro contable se efectúa manualmente uno por uno. Inclusive a mayor costo ya que las detracciones masivas tienen una comisión mucho menor.

·         Algo similar ocurre con las migraciones masivas hacia los programas de declaración de impuestos (PDT)

·         Las demás provisiones contables: Depreciaciones, Devengos de Seguros, Alquileres pagados por anticipado, etc; se registran manualmente uno por uno.

·         Algunos reportes solicitados por la casa matriz, accionistas, directivos, gerentes, etc; y no configurados o parametrados en el software contable se realizan manualmente

·         La situación empeora con el registro de datos voluminosos: Ventas, Cobranzas, Inventarios y estos no se encuentran automatizados o semiautomatizados.

Si Ud. al leer estas breves líneas se ha sentido aludido y tiene poder de decisión en la empresa en que trabaja, puede contactarnos.

Tenemos experiencia en crear interfaces a la medida conectando softwares en SQL, Dbase, Access, etc; y hemos efectuado con éxito mejoras en los tiempos de presentación de EEFF evitando el doble registro.

Hemos logrado migrar de manera masiva registros al SAP Business One, Concar, Siscont, TeleCrédito, TeleBanking, PDT, entre otros; los sistemas de mayor uso en el mercado laboral.

Nos diferenciamos porque somos Contadores Públicos Colegiados con conocimiento de Programación a nivel avanzado y tenemos experiencia en empresas trasnacionales de mediana y gran envergadura.

Este blog se está creando con la idea de ir exponiendo como el personal contable puede ampliar sus conocimientos en manejo de base de datos y poder aquirir tiempo para otras actividades dentro y fuera de la empresa.  Para ello iremos publicando los aplicativos paso a paso.