Base para importar de Excel a Concar

Muchas personas tienen dudas respecto de como migrar datos desde Excel hacia el Concar.

Para lograr con éxito esta tarea, debe de tener en cuenta la breve explicación que se detalla a continuación:

Modo 1: MANUALMENTE

En la carpeta donde se encuentra la base de datos y/o los ejecutables del CONCAR se encuentra un programa llamado DBU.exe

Este programa abre tablas DBF y contiene opciones para mostrar la estructura, los asientos registrados, los asiento eliminados, etc. Las opciones se listan presionando las teclas F1 hasta F8

Por ejemplo, presionando F3 se accede a las propiedades de la tabla, es decir, podemos obtener el nombre de los campos así como el tipo de datos o formato, los caracteres máximos de longitud que pueden contener cada campo, el ancho de cada campo, etc.

IMPORTANTE:
DBU.exe abre las tablas dbf que se encuentran en la misma carpeta. Si usted copia DBU.exe al escritorio y ahi no existe ninguna tabla dbf, entonces el programa no funciona correctamente.

CONCAR acepta la migración o carga de archivos dbf cuyo nombre sean los siguientes: para la cabecera CC00XXYY.dbf y para el detalle CD00XXYY.dbf



Donde:

XX es el número / código de la empresa y
YY es el año en formato AA

Por ejemplo, para el 2012 y la empresa 03 el nombre de la tabla cabecera será CC000312.dbf y la tabla detalle CD000312.dbf

Adicionalmente, debe de conocer la estructura de las plantillas excel (cabecera y detalle)

Y obviamente debe de conocer el tipo de Subdiario y número del correlativo del comprobante:

Entonces, el objetivo es convertir una plantilla Excel que cumpla con los requisitos antes descritos: estructura, formatos, números máximos de caracteres, anchos de cada columna y además conocer el tipo de subdiario y el correlativo del voucher contable.

Por ultimo, desde Excel cada hoja de cálculo (cabecera y detalle) se guarda como archivo dbf con los nombres descritos líneas arriba.

Desde el CONCAR en el menú Utilitarios/Movimientos datos/Carga de comprobantes se utiliza el asistente de migración, se ubican los archivos y se presiona Aceptar. Nadie debe de estar usando el CONCAR, de lo contrario aparece un mensaje de error y el programa se cierra.


Modo 2:  SEMIAUTOMATICO

Cuando trabajamos tareas manuales, como el proceso de migración anterior, y este se repite una y otra vez puede llegar a resultar aburrido y tedioso, aparte de estar expuesto a cualquier error, entonces será hora de automatizar el proceso.
Todo el proceso manual anterior puede ser reemplazado por una macro en excel. Esta macro tendrá la tarea de crear los archivos de carga en formato dbf, listos para cargarlos desde el CONCAR y en segundos.

La macro tendria que obtener los datos desde una fuente externa, como un sistema de facturación, un sistema de planillas, una tabla de access, otro libro de excel, etc. Eso le ahorraria digitar. Además se conectaria con la tabla de correlativos, obtendria la numeración siguiente y le asignaria los nombres a las tablas según el número de empresa y año en donde desea migrar el asiento. También tendria que verificar que el asiento cuadre y las columnas cuenten con el formato correcto.

Modo 3: AUTOMATICO

El proceso anterior es semiautomático porque finalmente se terminan cargando los archivos dbf de forma manual.
Para insertar directamente los datos hacia las tablas es necesario utilizar el comando INSERT de SQL. Esto reemplazaria el hecho de guardar los archivos excel como dbf, ya que los datos pasan directamente de la hoja de cálculo hacia las tablas.

Aqui una parte del código que utilizo para migrar las rendiciones de caja chica, los reembolsos de gastos y las entregas a rendir. (Con ello, mis asistentes no digitan, ellos revisan y migran, el resultado es un reembolso o cobro rápido de las rendiciones, asicomo la contabilización sin errores y "cero" analisis de cuentas)

En este formulario los trabajadores realizan sus liquidaciones y las envian a Contabilidad.

IMPORTANTE:
Si cuentas con la versión DBase: Luego de insertar los datos directamente hacia las tablas, es necesario reindexar las tablas desde el CONCAR (Utilitarios / Reindexar Base de Datos...)

Si cuentas con la versión SQL no es necesario reindexar.

OBSERVACIONES:

Según el tipo de asiento que se desee migrar algunos campos necesitan ser llenados y otros no. Por ejemplo, el tipo de subdiario Compras o Ventas requiere de campos adicionales porque a partir de ahi se emiten los registros de compras y de ventas. En el caso de los asientos de diario esos campos "tributarios" no son necesarios, por ejemplo: Los datos relacionados a detracciones.

Para migrar al SAP Bussines One el proceso el similar pero no recomiendo insertar directamente los datos a las tablas, en ese caso por ser un ERP el tema es más compejo ya que existen relaciones entre muchas tablas.

Para el SAP existe el Data Transfer, que es el asistente de migración. Este asistente carga archivos txt...pues igual...esos archivos txt los construyo con macros, finalmente el proceso en esencia es el mismo, rápido, confiable y efectivo.

No olviden que el propósito de este blog es formar una base en temas de migración a fin de que amplien su conocimiento y logren mejorar sus procesos de registro contable como solución y/o herramienta a lograr el objetivo: Emitir EEFF rápidos y confiables.

El propósito del blog no es hacer el trabajo por ustedes.

Para soluciones en su empresa y capacitaciones más profundas y personalizadas pueden escribir a mi correo. Ese tipo de requirimientos no es gratuito.

Saludos Cordiales,
Abraham