¿Porque no se reportan los EEFF a tiempo?
Existen 2 formas de solucionar esto:
1. El personal contable administrativo deja de lado todo! Absolutamente todo el horario y la actividad personal que no se relacione con el trabajo en la empresa, deja de lado aspectos importantes en la vida, como por ejemplo: La familia. Muchas de las veces no se pagan las horas extras, o al menos no se reconocen el 100% de las horas extras, en caso extremos el tiempo libre queda a disposición de la empresa ante cualquier llamada de urgencia.
Esta situación no es beneficiosa ni para el trabajador contable y administrativo, ni para el jefe, ni para el gerente, ni para el directivo que no entiende en detalle el motivo por el cual no se cumplen los plazos y el costo implícito en ello.
Algunas empresas presentan sus EEFF entre los primeros días del mes siguiente de culminado el cierre contable, la mayoría de las empresas lo requieren en la quincena, pero son pocas las que logran este objetivo sin que les demande mucho esfuerzo, el resto de empresas presentan sus EEFF de manera extemporánea a tal punto de convertirse en información irrelevante.
En las Universidades se recalca lo importante de entregar a tiempo los EEFF pero no se dice ¿Cómo?, los Directivos / Ejecutivos personalizan la situación hacia el personal contable y administrativo, ejecutan reemplazos...pero la situación, al parecer: Persiste de manera indefinida!
2. Se efectúan cambios en las políticas de registros contables, como por ejemplo: A partir de hoy solo se emiten cheques y transferencias bancarias siempre y cuando se encuentren previamente registradas las provisiones de gastos / compras y su correspondiente cuentas por pagar! Y en paralelo, se mejoran los procesos de registros contables: Se cambia de registro manual e individual a migración masiva y automática y / o semiautomática.
En las empresas de gran o mediana envergadura, existen departamentos de sistemas o similares, pero están a disposición de los sistemas comerciales: Facturación, Caja, Inventarios.
Generalmente, estos softwares comerciales, no tienen el mismo lenguaje de programación que los softwares contables o en el mejor de los casos no tienen la misma arquitectura de base de datos. Inclusive para los actuales softwares ERP las empresas implementadoras contratan personal contable y personal de sistemas a fin de que juntos logren con el éxito las mejoras en los procesos de registros. Sin embargo, quedan pendientes otros procesos íntimamente relacionados al proceso contable como por ejemplo:
· El pago a través de transferencias bancarias a favor de proveedores: el personal contable ejecuta doble trabajo: Registra las facturas por pagar en el software contable y nuevamente vuelve a registrar las facturas en la página web del banco. Con los pagos sucede lo mismo: Se ejecutan a través de la página web del banco y se registra manualmente en el software contable.
· Lo mismo sucede con el pago de planilla de haberes a favor del personal y con la planilla de CTS.
· Para el caso de las rendiciones de caja chica, entregas a rendir y reembolso de gastos se presentan liquidaciones manuales en hojas de cálculo y luego se digitan manualmente en el software contable la provisión de gastos y la cancelación de las cuentas por pagar documento por documento.
· Las detracciones se realizan de manera individual en vez de utilizar el pago masivo a través la página web de SUNAT, luego el registro contable se efectúa manualmente uno por uno. Inclusive a mayor costo ya que las detracciones masivas tienen una comisión mucho menor.
· Algo similar ocurre con las migraciones masivas hacia los programas de declaración de impuestos (PDT)
· Las demás provisiones contables: Depreciaciones, Devengos de Seguros, Alquileres pagados por anticipado, etc; se registran manualmente uno por uno.
· Algunos reportes solicitados por la casa matriz, accionistas, directivos, gerentes, etc; y no configurados o parametrados en el software contable se realizan manualmente
· La situación empeora con el registro de datos voluminosos: Ventas, Cobranzas, Inventarios y estos no se encuentran automatizados o semiautomatizados.
Si Ud. al leer estas breves líneas se ha sentido aludido y tiene poder de decisión en la empresa en que trabaja, puede contactarnos.
Tenemos experiencia en crear interfaces a la medida conectando softwares en SQL, Dbase, Access, etc; y hemos efectuado con éxito mejoras en los tiempos de presentación de EEFF evitando el doble registro.
Hemos logrado migrar de manera masiva registros al SAP Business One, Concar, Siscont, TeleCrédito, TeleBanking, PDT, entre otros; los sistemas de mayor uso en el mercado laboral.
Nos diferenciamos porque somos Contadores Públicos Colegiados con conocimiento de Programación a nivel avanzado y tenemos experiencia en empresas trasnacionales de mediana y gran envergadura.
Este blog se está creando con la idea de ir exponiendo como el personal contable puede ampliar sus conocimientos en manejo de base de datos y poder aquirir tiempo para otras actividades dentro y fuera de la empresa. Para ello iremos publicando los aplicativos paso a paso.
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